2.5 Bedrijfsvoering

Volgens het Besluit begroting en verantwoording (BBV) moet de paragraaf Bedrijfsvoering laten zien wat de gemeente van plan is op dit gebied, en wat daarvan al is uitgevoerd.
De gemeente heeft hierbij beleidsvrijheid, maar het is wel belangrijk dat er een duidelijke samenhang is tussen het onderdeel Overhead en de andere programma’s van de begroting.
De bedrijfsvoering is een belangrijk onderdeel van hoe de gemeente werkt. Het gaat om de manier waarop de gemeente haar geld, mensen en middelen inzet om de doelstellingen te behalen en maatschappelijke taken goed uit te voeren.
Onder bedrijfsvoering vallen onder andere:

• financieel beheer;
• personeelsbeleid;
• informatievoorziening en automatisering;
• juridische zaken.

Een goede bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de gemeente efficiënt en betrouwbaar kan werken.

 
Planning & Control / Financiën
Het financieel management heeft een centrale rol in de bedrijfsvoering van de gemeente. Het omvat onder meer het opstellen van de begroting, de meerjarenplanning en de jaarstukken. Hierbij wordt zorgvuldig gekeken naar inkomsten en uitgaven, en worden prioriteiten vastgesteld om te voldoen aan de behoeften van de gemeenschap en de financiële haalbaarheid te waarborgen.
Vanuit de interne controle ligt de nadruk op het voortdurend verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. De werkprocessen voor het leveren van deze diensten zijn vastgelegd in onze administratieve organisatie.
Financiën heeft in 2025 de interne controle geoptimaliseerd en het inkoopproces verbeterd.

 
Informatievoorziening
Het goed beheren en beschermen van informatie is onmisbaar voor de bedrijfsvoering van de gemeente. Informatiemanagement omvat het verzamelen, verwerken, opslaan en delen van gegevens op een veilige en efficiënte manier. Dit zorgt ervoor dat besluiten worden genomen op basis van betrouwbare informatie en dat de privacy van inwoners wordt gewaarborgd. Dit brengen we blijvend onder de aandacht.

 
Informatieveiligheid en Privacy
De gemeente Scherpenzeel is een informatie-intensieve organisatie met de nadruk op dienstverlening. Dit vraagt om een betrouwbare en veilige informatievoorziening. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens bij de gemeente in goede handen zijn.
Informatieveiligheid en privacy hebben daarom blijvende aandacht. Hierbij wordt gewerkt volgens de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Fraude
In 2025 bleven wij ons bewust van het inherente risico op fraude, zowel intern als extern. De frauderisicoanalyse bleef een belangrijk instrument en werd besproken met de auditcommissie en vastgesteld door het college. Deze analyse gaf inzicht in de onderdelen waar het risico op fraude het grootst was en in de maatregelen die nodig waren om deze risico’s te beperken. Daarbij beoordeelden wij steeds in hoeverre bestaande beheersmaatregelen effectief waren en welke aanvullende stappen nodig waren om het risico verder te verkleinen.
Bij het opnieuw beschrijven van processen werden risicoanalyses opgesteld, waardoor risico’s dichter op de uitvoering in beeld kwamen.
Vanaf 2026 zetten wij de volgende stap met de verdere ontwikkeling van een integraal risicobeheersingssysteem, waarin frauderisico’s, procesrisico’s en informatiebeveiliging samenkomen in één samenhangende aanpak.

 
Communicatie
De kernbegrippen van het proactieve communicatiebeleid van Scherpenzeel zijn: duidelijk, klantgericht, betrouwbaar, verbindend en tijdig. Via Schrijfcoaches houden we iedereen up-to-date in het gebruik van Heerlijk Helder Scherpenzeels.
Naast het gebruik van het reeds bestaande en gewaardeerde inwonerspanel hebben we in 2024 een burgerpeiling gehouden. Het afgelopen jaar hebben we ook een burgerpeiling gehouden. Dit leverde een hoge respons op en waardevolle input voor de verdere ontwikkeling en uitvoering van ons beleid en onze taken.

 
Huisvesting

De gemeentelijke organisatie is gehuisvest in de Buitenplaats, de naastgelegen locatie De Buren, de gemeentewerf en Het Foort. In 2025 is met het door de gemeenteraad toekennen van het krediet voor Verbouwing en inrichting vernieuwde Breehoek een belangrijke stap gezet naar de nieuwe gewenste huisvesting van de gemeentelijke organisatie in Kulturhus De Breehoek. We hebben in 2024 een aantal investeringen gedaan om te voldoen aan de wetgeving voor arbeidsomstandigheden, de vereisten voor goed werkgeverschap en onze aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt. Wij hebben daarbij zoveel als mogelijk gekozen voor oplossingen die mee kunnen naar een toekomstige locatie. In 2025 heeft onderhoud en vervanging net als in de afgelopen jaren zo beperkt als verantwoord plaatsgevonden. Voor eventuele vervangingen blijven we kijken naar oplossingen die mee kunnen naar de toekomstige locatie.

 
Juridische zaken

Juridische zaken spelen een rol belangrijke in de bedrijfsvoering van de gemeente. Het omvat het naleven van wet- en regelgeving, contractbeheer, juridisch advies en het omgaan met eventuele geschillen. Een gedegen juridische aanpak is van belang om de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen te waarborgen.

 
P&O
Ons personeelsbeleid heeft als doel om onze gemeente een aantrekkelijke en goede werkgever te laten zijn én blijven. Het draagt eraan bij dat de juiste mensen, met de juiste vaardigheden, op de juiste plekken worden ingezet om onze gemeentelijke taken effectief uit te voeren.

Het jaar 2025 was een periode van beweging binnen de organisatie. Een aanzienlijk aantal collega’s heeft de gemeente verlaten, terwijl we tegelijkertijd nieuwe collega’s hebben mogen verwelkomen. Deze dynamiek vroeg om extra aandacht voor stabiliteit en continuïteit.

Daarnaast zijn in 2025 verschillende belangrijke onderwerpen afgerond. Zo is het personeelshandboek geactualiseerd, is de aanbesteding voor de Arbo-dienstverlening succesvol doorlopen en verbeterd, en is een medewerkersonderzoek uitgevoerd. De inzichten uit dit onderzoek bieden waardevolle handvatten om ons strategisch personeelsbeleid verder te ontwikkelen.

Omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten

Bovenstaande salariskosten zijn inclusief de vergoeding voor raadsleden, bijzondere ambtenaren burgerlijke stand (Babs) en Wsw-personeel en bedragen 29% van de totale lasten.

De hierboven genoemde inhuurkosten zijn inclusief de inzet bij belastingen, Oekraïne-opvang, projecten en voor de omgevingswet en bedroegen 14%.
De inhuur bij de teams kwam uit op 13%.

De formatie en bezetting waren in 2025 als volgt:
NB: De stand in de kolom Rekening 2025 is de bezetting per 31 december 2025.

In bijlage 6.3 is een gedetailleerd overzicht opgenomen van de loonkosten en inhuur per team.

Huisvestingskosten en kosten automatisering

Conform artikel 25 van de Financiële verordening worden ook de kosten van huisvesting en automatisering in beeld gebracht.

Budgetten raad, griffie, rekenkamer en accountantskosten

Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid<gemeentewet artikel 213a
In 2025 zijn er geen onderzoeken gedaan naar doelmatigheid en doeltreffendheid.

 
Rechtmatigheid

Met ingang van het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college van burgemeester en wethouders via de jaarrekening verantwoording af over de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Rechtmatigheidstoetsing richt zich op begrotingsrechtmatigheid, het budgetrecht, de rechtmatigheid van inkoop en het rechtmatig uitvoeren van overige rechtshandelingen. Daaraan is vorm gegeven in diverse gemeentelijke regelingen.

Gedurende het jaar is er sprake van interne controle (directe toetsing op de handeling zelf) en verbijzonderde interne controle: wordt er gewerkt conform de afgesproken procedures.

Vanaf 2025 is de verantwoordingsgrens aangescherpt. Waar gemeenten tot en met 2024 een verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% van de totale lasten konden hanteren, geldt vanaf 2025 een bandbreedte van 0% tot 2%. Daarnaast tellen toevoegingen aan reserves vanaf 2025 niet langer mee in de berekening van de totale lasten die als grondslag dienen voor de verantwoordingsgrens. In december heeft de gemeenteraad deze aangescherpte verantwoordingsgrens vastgelegd in de financiële verordening, zodat deze vanaf het verslagjaar 2025 formeel van toepassing is.

De verantwoording ziet er als volgt uit:

Hieronder en op de volgende pagina’s staan de bedragen uit het model toegelicht.

Begrotingsrechtmatigheid
In de tabellen op de volgende pagina’s staat in de eerste twee kolommen het programma en het taakveld waar de afwijking over gaat.
De kolom categorie (cat.) bij de lasten en baten verwijst naar de indeling in het model rechtmatigheidsverantwoording. Deze indeling wordt geadviseerd door de commissie BBV:

1a.   Overschrijding lasten taakvelden.
1b.   Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten).
2.   Ongeautoriseerde reservemutaties.
3.   Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot  een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld.
4.   Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf acceptabel is geduid.

Voor het bepalen van de rechtmatigheid is gekeken naar hetgeen hierover is opgenomen in de Financiële verordening 2024.
In artikel 12, lid 4 van de verordening is opgenomen:
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

1. begrotingsafwijkingen die passen binnen het vastgestelde beleid van de raad en niet tijdig konden worden gesignaleerd;
2. begrotingsafwijkingen die passen binnen het vastgestelde beleid van de raad en buiten de invloedssfeer van de gemeente liggen;
3. begrotingsafwijkingen waarover de raad via een raadsvoorstel is geïnformeerd;
4. begrotingsafwijkingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten;
5. begrotingsafwijkingen bij openeinderegelingen die niet tijdig konden worden gesignaleerd en dus buiten de invloedssfeer van de gemeente liggen;
6. begrotingsafwijkingen die gedekt worden door een onttrekking aan een bestemmingsreserve;
7. begrotingsafwijkingen die passen binnen de door de raad vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie.

Wanneer een van deze situaties van toepassing is, wordt hier in de laatste kolom naar verwezen.

Beheersmaatregelen

Ondanks het feit, dat het resterend saldo aan niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden binnen de verantwoordingsgrens blijft, wordt de sturing in 2026 nog scherper en frequenter. Mede omdat vanaf 2025 de verantwoordingsgrens op 2% ligt, i.p.v. 3%. Daarnaast tellen toevoegingen aan reserves vanaf 2025 niet langer mee in de berekening van de totale lasten die als grondslag dienen voor de verantwoordingsgrens.